Custodia de Documentos
Las empresas cada vez generan más y más información y datos. Tanto en formato físico como en soportes digitales. La gestión documental de estos elementos es un reto complejo y muy importante. La pérdida no solo supone un prejuicio por la pérdida de información, sino que puede conllevar enormes multas.
Por ello es relevante conocer las obligaciones y como hacer una correcta gestión de documentos y, en caso de que sea necesario, contar con el asesoramiento adecuado en estos temas.
Las obligaciones de gestión documental
La legislación española contempla una serie de requisitos sobre la conservación de documentos relativos a la actividad empresarial. Estos se aplican tanto a la documentación digital como a la documentación física y se extienden entre 3 y hasta 10 años. Por lo que garantizar la preservación de documentos empresariales es algo tremendamente importante.
Estos son los plazos de conservación de documentación a los que obliga la legislación española:
| Tipo | Período de conservación | Legislación aplicable |
|---|---|---|
| Fiscal | 4 a 10 años | Ley 58/2003 Art. 66 bis |
| Laboral, Seguridad Social, PRL e Infracciones | 3 a 5 años | RD Legislativo 5/200 Art. 4.1, 4.2 y 4.3 |
| Contable y Mercantil | Hasta 6 años | Código de Comercio |
Independientemente de lo anterior, es recomendable alargar hasta 10 años este período de conservación en aquello que competa a la Seguridad Social y a la Agencia tributaria.
Facilitando la conservación de documentos a las empresas
Conseguir cumplir la correcta gestión documental dentro de la empresa puede suponer un gran dolor de cabeza. Primero, por el tiempo que puede llegar a tomar la organización de la información cuándo no se han implementado los mecanismos adecuados; y, segundo, por el espacio de almacenamiento que se necesita.
Por ello, en Mudanzas Alameda hemos desarrollado nuestro servicio de custodia de documentos. Aprovechando nuestra experiencia en logística y la disponibilidad de un amplio espacio de almacenamiento podemos ofrecerte la correcta protección de tus documentos físicos.
Externalizar la custodia documental de tu empresa supone una serie de ventajas:
Mayor tranquilidad
Al encargar el tratamiento de tus documentos físicos a una empresa externa como nosotros te aseguras que todos tus documentos serán manejados por profesionales con años de experiencia. Gracias a ello, el número de errores se minimizarán en gran medida.
Menor coste de tiempo y espacio
Gracias a contar con una empresa externa que se hará cargo de tus documentos, ahorrarás espacio de almacenamiento. Esto para ciertas empresas que generan un alto volumen de documentos físicos, puede llegar a suponer un ahorro de espacio muy importante y así tu local tendrá más espacio para destinar a la productividad. Todo ello, mientras también ahorras tiempo de organizar y revisar que la documentación se está conservando de la manera debida. Agilizando los procesos de tu negocio.
Más seguridad
Las empresas que ofrecemos servicios de custodia de documentos contamos con las herramientas adecuadas de seguridad para evitar que la información pueda sufrir cualquier daño o manipulación indebida. Además, contamos con protección a través de una póliza de seguros que garantizará una correcta reparación patrimonial.
Mejor control
Al tener que externalizar periódicamente los documentos, te aseguras que periódicamente harás un repaso de la documentación. Deshaciéndote de documentos que estabas guardando sin necesidad y reparando bien en toda la documentación que la empresa genera.
Nuestro servicio de custodia de documentos en Lugo incluye:
En Mudanzas Alameda queremos ofrecerte siempre la mejor atención. Por eso nos hemos encargado de que cubrimos todas tus necesidades de gestión de documentos.
Recogida y entrega de documentos
Desde Mudanzas Alameda ponemos nuestra flota logística a tu disposición. Nuestro equipo se encargará de acudir a tu negocio u oficina a por la documentación que necesites que sea custodiada. Lo mismo ocurrirá para su entrega.
Accesibilidad
Siempre tendrás acceso a tus documentos. Nuestras instalaciones tienen un amplio horario de apertura y siempre podrás acudir a ellas para consultar o retirar cualquier archivo que te haga falta. Si lo prefieres, también te ofrecemos la posibilidad de que podamos entregártelo en sus dependencias.
Seguro
Toda la documentación custodiada por Mudanzas Alameda está debidamente asegurada para que siempre esté protegida.
Control de acceso
Para garantizar la seguridad de tus archivos, el acceso a los documentos custodiados está estrictamente controlado y nuestras instalaciones están vigiladas tanto por nuestro personal como por un circuito de CCTV. Asegurándonos que nadie podrá acceder a ellas sin ser detectado.
Protección contra el fuego
Uno de los mayores riesgos para la conservación de documentos escritos en papel son los incendios. El riesgo 0 nunca existe, pero en Mudanzas Alameda contamos con los mejores equipos de lucha antiincendios para prevenir cualquier posible fuego que destruya los archivos y documentos que se conserven en nuestras instalaciones.
Protección contra el fuego
Otro gran enemigo de los documentos es la humedad que puede afectar al papel y hacer que este se descomponga. Para evitar su aparición y asegurar la integridad y durabilidad de los documentos contamos con un sistema de control de temperatura.
Recepción y colocación Gratuita
No tienes que estar presente. Nos encargamos de recepcionar los documentos a custodiar y a colocarlos de manera adecuada para que siempre estén correctamente ordenados. Además, te informamos de manera puntual de la llegada y recepción de tus documentos.