Las empresas e instituciones generan un elevado volumen de documentación, tanto física como informática. Facturas, pedidos, fichas de clientes y documentos de todo tipo pueden llegar a sobrepasar las capacidades del equipo y provocar que nadie sea capaz de encontrar nada cuándo sea necesario. Por ello, es esencial que las empresas apuesten por un buen sistema de custodia de documentos.
¿QUÉ ES LA CUSTODIA DOCUMENTAL?
La custodia documental, también conocida como custodia de documentos, es el proceso a través del que se almacenan y archivan los documentos de una empresa o institución. Se trata de un proceso que se aplica a archivos físicos y digitales por igual. Es crucial que esté bien implementado en especial con los documentos de los departamentos encargados de las finanzas, la contabilidad y los recursos humanos.
La custodia documental está muy relacionada con los datos y la. Por lo tanto, una gran parte de la implementación de estos sistemas pasa por asegurarse de mantener aquellos datos más sensibles (como direcciones, números de teléfono, direcciones, documentos identificativos o bancarios) a buen recaudo.
El pilar sobre el que se fundamenta la custodia de documentos es el archivo. El espacio físico o digital que contiene los materiales de manera ordenada para preservarlos el tiempo que sea requerido. Este puede hacerse en la propia empresa o externalizarse en servicios especializados en la gestión documental.
Son trasparentes y cuentan con una buena reputación y conocimiento en su zona de servicio
Desde que el ser humano ha desarrollado la escritura, la preservación de documentos importantes ha sido una gran preocupación. No en vano, el nacimiento de los métodos de escritura se asocia habitualmente con la necesidad de conservar y documentar tierras, cosechas y leyes. Es por eso que la aparición de la escritura es la que frecuentemente utilizan los historiadores para distinguir entre la prehistoria (ausencia de documentos conservados) y la historia.
En el período de la Edad Antigua, escribir y leer era una actividad exclusiva de las personas poderosas. Por ello, el archivero y el escriba eran figuran de gran poder y reputación. Fueron griegos y después los romanos los primeros en desarrollar conceptos similares a lo que hoy en día como archivo, el espacio dónde conservar aquellos archivos relevantes, tanto económicos como jurídicos.
Tras la caída de Roma, el mundo vivió un período más rural y fragmentado. Aun así, la preservación de documentos siguió jugando un papel esencial. En esta conservación los monasterios cristianos tuvieron un papel esencial con la conservación y traducción de obras de la antigüedad. Sin olvidar que en los reinos islámicos y otras partes del mundo la conservación de documentos siguió siendo esencial.
Con el inicio del prerrenacimiento y el renacimiento en el siglo XII los archivos poco a poco fueron volviendo a cobrar importancia a la vez que aumentaban el número de documentos públicos que era necesario mantener y conservar. La evolución llevó al surgimiento de los Archivos de Estado a partir del siglo XVI y que duraría hasta el surgimiento de la archivística como disciplina bien fundamentada que se ha desarrollado hasta nuestros días dónde gestionar archivos es parte cotidiana de nuestras vidas.
QUÉ DOCUMENTOS SON OBLIGATORIOS CUSTODIAR Y POR CUÁNTO TIEMPO
La custodia documental es una práctica que se fundamenta en diferentes legislaciones de las que se extraen una serie de obligaciones que deben de cumplir todas las organizaciones e instituciones.
En general, las empresas están obligadas a conservar los siguientes datos de la siguiente manera:
| Tipo | Período de conservación | Legislación aplicable |
|---|---|---|
| Fiscal | 4 a 10 años | Ley 58/2003 Art. 66 bis |
| Laboral, Seguridad Social, PRL e Infracciones | 3 a 5 años | RD Legislativo 5/200 Art. 4.1, 4.2 y 4.3 |
| Contable y Mercantil | Hasta 6 años | Código de Comercio |
OTRA LEGISLACIÓN QUE AFECTA A LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD):
Esta ley desarrolla el Reglamento General de Datos y obliga a las empresas a proteger los datos de las personas para asegurar que pueden controlar cuales de sus datos se almacenan. Por ello, las empresas están en la obligación de proteger la información sensible de sus clientes, socios y empleados.
Ley 59/2003 de Firma Electrónica:
Obliga a las empresas a fomentar el uso de este medio y garantizar así la autenticidad de los documentos.
Ley 10/2001 de Archivos y Documentos:
Esta pieza legislativa es la que establece los requisitos para la conservación de documentos administrativos y, por ello, es importante que las empresas con grandes volúmenes de información deben cumplir con ellas.
LA CADENA DE CUSTODIA DOCUMENTAL
Uno de los conceptos esenciales para hablar de esta práctica es la cadena de gestión documental. Consiste en el registro y control de las personas que consultan y tienen acceso a la información conservada en un archivo. Así, la cadena se encarga de monitorizar la información desde el momento en el que se crea hasta su almacenamiento final. Garantizando además el acceso a la misma cuando sea necesaria.
VENTAJAS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Aunque las empresas son libres de organizar su gestión documental de la manera que estimen oportuna, en cuanto adquieren un cierto tamaño la mayoría optan por externalizar las gestiones de custodia documental con servicios como el que ofrecemos en Mudanzas Alameda.
SEGURIDAD
Al contar con un servicio profesional, los archivos quedan a buen recaudo gestionado por profesionales que vigilan y controlan quien accede a los diferentes documentos.
SEGURIDAD
Establecer el archivo de la empresa fuera de sus instalaciones consigue liberar espacio que no es ocupado por archivadores ni documentos por toda la oficina o local. Esto, combinado con un buen software de digitalización y acceso remoto a la documentación permite una mayor agilidad a la hora de trabajar.
MAYOR FACILIDAD DE ACCESO
Al tener la información bien organizada y señalada, encontrar cualquier material que sea necesario se vuelve más sencillo para las personas encargadas. Lo que se transforma en una mayor productividad al reducir las pérdidas de tiempo.
CÓMO SE CONSERVAN LOS ARCHIVOS
La conservación eficaz de documentos pasa por tener cuidado especial con dos conceptos: el acceso y la organización.
Asegurarse que la información está disponible para quién necesita acceso a ella pero sin poner el resto de la información en riesgo es algo clave que permite asegurarse de que no se producirán brechas de seguridad.
La otra pata fundamental de la custodia de documentos es mantener todos los archivos bien organizados. De hacerlo correctamente el acceso a la información será mucho más cómodo y rápido. Esto es válido tanto para la gestión de archivos fijos, como informáticos o mixtos. De todos modos, nuestra recomendación como empresa experta en almacenamiento y logística es la de conservar siempre toda la información en formato informático con su debido respaldo digital y, a poder ser, también físico.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS FÍSICOS
Aunque el mundo es cada vez más digital, los archivos físicos son aún muy importantes. En especial para documentos con mucho texto, pues leer en papel no tiene ninguna comparación con hacerlo en una pantalla.
La gestión documental se puede organizar perfectamente con un archivo físico. El gran hándicap de esta es el espacio que ocupa.
El formato físico también está sujeto a una posible destrucción. Por ejemplo, por un fuego o por una inundación. El papel es un tipo de soporte relativamente frágil. Por eso, siempre es conveniente tener al menos 2 respaldos digitales de la información en localizaciones diferentes.
CONSEJOS
- Utiliza archivadores, carpetas o clasificadores resistentes que permitan organizar la documentación.
- Crea un estándar y asegúrate que toda la documentación se guarda siguiéndolo.
- Es fundamental etiquetar bien todo documento del archivo.
- Elige la manera más cómoda para ti de organizar los archivos y síguela siempre: por fecha, por orden alfabético, por prioridad.
- Intenta reunir en un mismo clasificador todos los documentos relativos a un proyecto.
- Asegúrate de guardar toda la información que pueda ser relevante.
- Periódicamente destruye los documentos que ya no sean relevantes.
CUSTODIA DOCUMENTAL DE ARCHIVOS INFORMÁTICOS
El soporte informático es ideal para la gestión documental porque reduce las necesidades de espacio. Sin embargo, la información digital es todavía más frágil que la física. Los discos duros tienen un límite de vida útil y la información al digitalizarse se convierte únicamente en ceros y unos. Por ello, algo tan simple como una actualización de software puede dejar inservible una documentación.
De todos modos, existen multitud de programas para gestionar correctamente un archivo digital.
CONSEJOS
- Utiliza un escáner para digitalizar toda la documentación en papel.
- Mantén siempre al menos tres copias. La original y 2 de seguridad. Realiza backups periódicos y asegúrate de que las 3 copias están en lugares diferentes. Por ejemplo, puedes utilizar un disco duro en la oficina, una copia en una nube y un segundo disco duro o PC en casa del responsable de la empresa.
- Crea una estándar para nombrar todos los archivos que sea fácil de entender y permita localizar el deseado antes.
- Nunca utilices carpetas en el escritorio del ordenador
- Organiza bien las carpetas, idealmente agrupándolas por proyectos.
- Intenta comprimir los archivos siempre que sea posible.
¿List@ para empezar a hacer una buena gestión documental?
Ahora que ya sabes en qué consiste la custodia de documentos es el momento perfecto para que visites nuestro servicio y decidas si tu empresa lo necesita.
Referencias
Hemos utilizado el siguiente material para escribir esta entrada:
- Baratz: La archivística a lo largo de la historia (Baratz) (Comunidad Baratz)/
- Protección Datos LOPD. “Custodia Documental.” Protección Datos LOPD. https://protecciondatos-lopd.com/empresas/custodia-documental/.
- Unayta. “La Cadena de Custodia Documental.” Unayta. https://unayta.es/la-cadena-de-custodia-documental/#:~:text=Una%20cadena%20de%20custodia%2C%20consiste,un%20hecho%2C%20acto%20u%20objeto.
